线下的口头沟通、会议上的临时会议记录、普通邮件往来等等，利用这些非正式的，或者说不规范、不统一的沟通方式来进行内部沟通，只能够用于一时的信息传递，不利于信息回顾和经验累积。利用项目管理系统软件来统一管理项目组成员的沟通。不仅便于管理者及时做到上令下达，还能够做到沟通文档化，实现经验累积。

　　很多项目组都会出现内部沟通不足，信息缺乏共享的问题。出现这种问题是由于没有建立起信息共享、传递和使用的规范。沟通注重文档化，建立规范的文档管理规范，通过项目管理系统来辅助规范的落实，能够有效解决信息缺乏共享，沟通不足的问题。

　　拓源优课项目管理系统能够为沟通文档化，提供统一的沟通平台，便于项目组进行内部沟通。拓源优课项目管理系统，是一种互联网软件，只要链接到网络，便可以随时登陆。拓源优课项目管理系统的文档管理能够做到自定义文件命名规则和自主建立文件分类，便于项目成员根据文档管理规范进行相应的文件设置修改。沟通记录文档整理好后，可以及时上传到相应的文件夹下，通过点击分享按钮便可以把文件分享给指定人或者项目组。这样子，就可以轻松实现知识分享和经验积累。

　　虽然，拓源优课项目管理系统能够提供便捷沟通方式和便捷文档管理功能。但是，要实现沟通文档化和经验累积，贯彻沟通注重文档化思想是非常重要的。

　　在项目管理过程中，为贯彻沟通注重文档化思想，项目管理者建立规范的文档管理规范，需主要强调这三点：

　　1、信息格式规范化。要求制作的文档格式符合项目团队规定的文档模板要求，以统一文档风格。此举主要目的是用相对固定的格式统一语境平台，令沟通更为便捷、准确，防止各人随意发挥，文档百花齐放。

　　2、保证数据的真实、准确。在I系统项目建设中，即使是一个基站建设，亦涉及到大量的数据工作，如天线的精确坐标，电磁环境测量记载，通信和接地线路的路径，线缆的长度、类型、接头，系统各部分之间的连接描述、描述性图解等等，在工作过程中都需作真实、准确的记载。一是为了提高技术沟通的准确性，减少冲突。二是方便项目新成员学习及日后的维护;

　　3、文档的共享与学习。文档存在的目的之一在于在团队中快速共享技术经验，避免成员间的重复沟通、反复沟通，增加沟通成本。如英语好的成员与以色列技术支撑人员的技术交流后，要把交流的情况形成规范统一的沟通文档，通过文档的共享，所有成员都能很快掌握这个问题，避免了重复沟通和“知识专有”，加速知识和经验在团队中的传播。

　　项目成员能够认可沟通文档化的重要性，自主配合做到相应的文档管理规范。再结合项目管理系统提高项目沟通的便利性和文档规范化管理的可行性，要做到沟通文档化，实现经验累积，并非难事哦。

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