项目管理系统：课题组为什么要在线管理合同

　　课题组是高校科研团体的一种形式。除了一些临时性的课题组外，有不少课题组是会独立存在很长一段时间。很多有一定科研水平和科研经济条件的教授会成立自己课题组，有一些学院也会让不同学科小组成立自己的课题组。这些类型的课题组，随着时间推进，课题组的在科研圈的名气和人脉会增长，因此，会接到很多校内校外的科研合作请求，这时候，就需要做好合同管理了。合同多了，课题组负责人或者说课题组的老板，想要自己亲力亲为做好合同管理，非常不划算，效率也低。请一个科研秘书帮忙打理合同管理事情，是一个不错的解决方法，但是如果还是要科研秘书利用传统的本地化管理方式来管理合同的话，虽然挺安全的，但是，效率太低，老板要了解合同信息，了解合同收款情况，都要询问科研秘书，这样太麻烦，灵活性太差。为此，不说课题组用户决定使用项目管理年系统来在线管理合同。其中，不少课题组正在使用拓源优课项目管理系统的合同管理功能来在线管理合同。课题组为什么要在线管理合同，原因可以分为四点：

　　1)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的课题组成员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

　　2)进度控制困难：由于合同数目多，参与课题组成员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足课题组发展需要，并且当课题组领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

　　3)信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

　　4)缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助课题组进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

　　而拓源优课项目管理系统是基于云计算的，因此通过互联网，便可以随时访问，无论是课题组成员还是领导对可以随时查阅合同信息。合同数据统计工作，可以让拓源优课项目管理系统自动完成，无需把时间耗费在简单计算方面。对于合同付款情况，课题组负责人或者课题组老板能够通过具体合同管理界面，快速了解到付款最新情况。对于一些付款时间快到的合同，可以及时提醒相关人员进行催款。相比较人工合同管理，在线管理合同更便捷。

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